Agent administratif - gestionnaire de salles (F/H)

Sous l'autorité du chef de service Vie associative, l'agent sera chargé de la gestion des réservations des salles auprès des associations et des particuliers. Ainsi que de l'accueil physique et téléphonique du service. Travail en binôme avec le second gestionnaire de salles de la Direction.

Missions et activités :

• Suivre et organiser les réservations de salle de A à Z (courriers, notes, alarmes, plannings, gestion des paiements, ..) pour les associations et les particuliers

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et les associations

• Assurer le suivi des réservations du binôme lors des congés et absences de celui-ci

• Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les manifestations

• Assurer le bon fonctionnement des activités associatives dans les différents bâtiments gérés par le service

• Conduire les réservations de salles dans le respect de la réglementation pendant les périodes électorales

• Planifier annuellement les manifestations sur chaque site

• Gérer les manifestations avec les organisateurs en étant conseil pour les horaires, la sécurité, l'organisation, le matériel …

• Gérer les autorisations de manifestations

• Assurer le secrétariat du service lors des congés et absences des collègues

• Elaborer les plannings alarmes

• Formuler les demandes de travaux et suivre leurs déroulements en lien avec l'équipe SSIAP

• Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement

• Participer au Forum des Associations début septembre sur le week-end complet

• Polyvalence sur les différents postes administratifs du service

• Assurer l'archivage des dossiers

Savoirs :

• Etablir, appliquer et suivre des procédures

• Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers

• Savoir rédiger (courriers, notes, mails…)

• Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne

• Etablir des plannings

• Travailler en binôme

• Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation

Savoir-faire :

• Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service

• Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives

• Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN

• Connaitre le fonctionnement de notre collectivité et de ses services

• Savoir rendre compte à la hiérarchie

• Esprit d'équipe

Savoir-être :

• Discrétion, disponibilité, polyvalence et diplomatie

• Etre organisé, autonome et force de proposition

• Courtoisie, rigueur et réactivité

• Capacité d'adaptation et d'anticipation

• Sens du contact et de l'écoute

Conditions de travail :

• Etre présent tout le week-end lors du Forum des Associations début septembre

• Possibilité de télétravail

Catégorie C

Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques

Date limite de candidature : 16/02/2026