Agent administratif polyvalent en EHPAD

Sous l'autorité hiérarchique du/de la Directeur/trice de l'EHPAD Unique, l'agent administratif polyvalent partage son temps de travail entre des missions administratives spécialisées (gestion des demandes d'admission, suivi des dossiers administratifs et financiers des résidents de l'entrée à la sortie, gestion comptable), et des missions d'accueil physique et téléphonique du public.

L'agent administratif polyvalent intervient sur les deux EHPAD et participe à la continuité de service dans une équipe de quatre agents.

Missions et activités :

• Accueil téléphonique : messages, orientation, renseignements

• Accueil téléphonique : messages, orientation, renseignements

• Accueil physique : accueil du public, visite de l'établissement,

• Prise de rendez-vous : coiffeuse, socio esthéticienne, pédicure

ADMISSIONS des résidents :

• Gestion des demandes sur Via Trajectoire ou en format papier

• Enregistrement des demandes sur le logiciel métier

• Gestion des prises de rendez-vous (préadmission, signatures des contrats de séjour)

• Accompagnement dans la complétude des dossiers de demande d'aide (aide sociale, APL, etc.)

• Mise à jour des informations administratives, financières et sociales des résidents de leur entrée à leur sortie

COMPTABILITÉ :

• Gestion financière sur le logiciel comptable (saisie des devis, bons de commande et engagements, rattachement des factures)

• Suivi des lignes budgétaires et alertes en cas de dépassement

• Suivi des feuilles de soin et transimmission à la CPAM

• Saisie des factures résidents sur le logiciel métier

• Suivi et relance des impayés

• Suppléant de la régie des repas

ADMINISTRATIF :

• Gestion des ordres de missions

• Prises de rendez-vous pour la Direction

• Complétude de divers tableaux de bord

• Rédaction de courriers

• Gestion et commandes des fournitures de bureau

• Gestion des archives

Savoirs :

• Maîtrise des outils bureautique: Pack Office,

• Maîtrise des outils numériques: messagerie, Internet

• Connaissance des logiciels de gestion: Netsoins, CIRIL

• Connaissances du fonctionnement d'un EHPAD

• Notions de réglementation médico-sociale

• Maîtrise des procédures d'admission et facturation

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

• Maîtrise de langue française

Savoir-faire :

• Accueillir et orienter les usagers (physique et téléphonique)

• Gérer les dossiers administratifs

• Rédiger des documents administratifs

• Utiliser les outils informatiques

• Organiser son travail et respecter les délais

• Appliquer les techniques de régulation, médiation et de négociation

• Participer aux actions de formations

• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie

• Savoir travailler en transversalité

Savoir-être :

• Qualités relationnelles : écoute active, bienveillance, empathie

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Sens de l'organisation

• Gestion du stress et des émotions

• Aptitude à la communication

• Esprit d'équipe

• Polyvalence et capacité d'adaptation

• Capacité à gérer les priorités

• Autonomie et réactivité

• Sens du service public

Conditions de travail :

Catégorie C

Cadres d’emplois : adjoints administratifs territoriaux

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques

Date limite de candidature : 03/10/2025