Agent administratif polyvalent (F/H)

La Direction Cohésion Sociale et Vie Associative est une entité stratégique de la collectivité chargée de concevoir, mettre en œuvre et coordonner les politiques publiques visant à consolider le lien social en renforçant la cohésion entre les habitants, entre les territoires et de soutenir le dynamisme du tissu associatif. Le service de la vie associative, composé de 12 agents, est un pôle ressources qui soutient, structure et valorise le tissu associatif local.

Missions et activités :

• Suivre et organiser les réservations de salle de A à Z (courriers, note, alarme, plannings, gestion des paiements...) pour les associations et les particuliers

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés

• Assurer le suivi des réservations du binôme lors des congés et absences de celui-ci

• Vérifier les plannings SSIAP en lien avec le responsable du pôle

• Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les manifestions

• Assurer le bon fonctionnement des activités associatives dans les différents bâtiments géré par le service

• Conduire les réservations de salles dans le respect de la réglementation pendant les périodes électorales

• Planifier annuellement les manifestations sur chaque site

• Gérer les manifestations avec les organisateurs en étant conseil pour les horaires, la sécurité, l'organisation, le matériel

• Gérer les autorisations de manifestations

• Assurer le secrétariat du service lors des congés et absences des collègues 

• Elaborer les plannings alarmes

• Formuler les demandes de travaux et suivre leurs déroulements en lien avec l'équipe SSIAP

• Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement

• Participer au forum des associations début septembre sur le week-end complet

• Polyvalence sur les différents postes du pôle

• Archivage et classement

Savoirs :

• Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne

• Travailler en binôme

• Polyvalence

• Connaitre le fonctionnement de la collectivité et des services

• Etablir des plannings

• Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation

• Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service

Savoir-faire :

• Respecter les procédures

• Rédiger des courriers, notes, rapports, délibérations, etc. .

• Accueillir et informer les différents publics

• Savoir rendre compte à la hiérarchie

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

• Sens de l'anticipation

• Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN

Savoir-être :

• Discrétion

• Etre très bien organisé et être force de proposition

• Sens du contact humain et esprit d'équipe

• Disponibilité, réactivité, autonomie et rigueur

• Capacité d'adaptation

• Sens de l'écoute et de la diplomatie

Condition d’exercice :

• Travail le week-end lors d’événements

Catégorie C

Cadres d’emplois : adjoints administratifs territoriaux

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques

Date limite de candidature : 19/09/2025