Assistant administratif du service espaces verts

Hybride
- Evreux, Normandie, France
Direction Paysage Nature et Espaces Verts

Description de l'offre d'emploi

Placé sous l'autorité du Chef de Service, vous effectuez les tâches administratives et de gestion du personnel pour l'ensemble du service. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique. Vous êtes en relation directe avec les chefs d'équipes pour tous les sujets administratifs, bureautiques et logistiques du service avec pour objectif de permettre une bonne organisation et communication, et aux techniciens de se concentrer sur les aspects techniques. A cet effet, vous êtes un soutien privilégié, mobile pour toute assistance des équipes sur le terrain (fournitures d'équipement, assistance bureautique...) en faisant preuve d'une grande aisance relationnelle.

Missions :

Assistance administrative sur tous sujets du secteur d'activité

Assistance auprès des équipes d'agents travaillant sur des sites délocalisés.

Interface avec le service administration du personnel pour tout sujet courant de gestion du personnel

Assistance des cadres intermédiaires dans l'élaboration de leurs missions
Gérer les agendas et planifier des réunions et événements professionnels
- Gérer les congés des agents (double saisie CIRIL et ATAL) et le suivi des heures supplémentaires
- Commander des fournitures : EPI et bureautique et gérer les stocks
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Organiser les réunions de service : assurer la logistique, prendre des notes et réaliser les compte rendus
- Trier, répondre aux demandes des administrés via le service proximité
- Accompagner les équipes dans leurs missions administratives : formation, atal, Ciril, mails, diverses démarches
- Suivre le plan de formation en lien avec le chef de service
- Collaborer avec la gestionnaire ATAL et SIG dans l'élaboration des missions
- Assurer l'interface avec la société en charge de l'entretien des vêtements de travail

Pré-requis du poste

Titulaire dans le cadre d’emplois des adjoints administratifs

Savoirs :

Mettre en place, sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives

Conduire une action de formation en interne

Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs

Recenser les demandes et les besoins de formation des agents

Gérer les planning, congés et absences du personnel

Définir les besoins et planifier l’acquisition en matériel ou d’équipement

Préparer et passer des commandes d’approvisionnement

Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Faire preuve de discrétion professionnelle à l’égard des informations recueillies

Créer et entretenir une dynamique autour de projets collectifs

Savoir-être

Capacité à travailler en équipe, en transversalité
Aisance relationnelle
Capacité d'écoute et de reporting
Rigueur administrative
Savoir être patient et courtois, faire preuve de sang froid
Réactivité et disponibilité
Faire preuve de bienveillance
Capacité d'adaptation

Savoir faire