Assistante de gestion administrative 28128

Sous la responsabilité du Chef de service des Affaires Générales - Domaine Public - Stationnement, il ou elle assurera la gestion et le suivi des affaires courantes et dossiers administratifs, ainsi que l'accueil physique et téléphonique.

• Polyvalence au sein du service Affaires Générales, Domaine public et Stationnement.

• Accueil physique et téléphonique, orientation du public.

• Rédaction et suivi des arrêtés, d'autorisations diverses (débit de boisson temporaire, occupation du domaine public, taxis, notes et rédaction de délibérations, repos dominicaux, registre des foires à tout, travaux, etc...).

• Participation à la préparation de la Saint-Nicolas, de la fête foraine et des marchés alimentaires.

• Traitement des requêtes diverses des administrés, des courriers, des courriels, etc...

• Suivi de tableaux de bord .

• Gestion des bons commande, factures et dépenses/recettes.

• Missions de terrain occasionnelles.

• Permanences téléphoniques par roulement.

• Travail en binôme dans le cadre de la polyvalence.

Savoirs :

• Code Général des Collectivités Territoriales.

• Principe de rédaction des actes et écrits administratifs.

• Technique de renseignement des tableaux de bord.

• Procédure d'archivage et technique de classement.

• Notion de comptabilité et de facturation.

• Procédure d'enregistrement et de transmission des demandes.

• Technique d'accueil, d'écoute et de négociation.

• Principe de rédaction des actes et écrits administratifs et techniques.

• Principe et règles de communication orale, téléphonique et écrite.

• Notion du domaine public et privé.

Savoir Etre :

• avoir l'esprit d'équipe

• capacité d'adaptation

• discrétion

• être autonome

• réactivité

• maîtrise de soi

• sens de l'organisation

• gestion des urgences

• sens de la diplomatie

• savoir rendre compte

• sens de l'initiative

• confidentialité

• transversalité

Savoir Faire :

• World/Excel- SIG -Outlook- Atal/Proxi -GEODP-Airdelib-Xbus AIDA- CIVIL - Litteralis et autres applicatifs le cas échéant.

• Enregistrer et traiter les réclamations.

• Appliquer les procédures administratives.

• Renseigner des documents de suivi.

• Etablir et mettre en forme des documents administratifs.

• Rédiger un bon de commande ou acte d'engagement.

• Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.

• Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies.

Heures de bureau.

Une journée de télétravail le vendredi.

Horaires exceptionnels pour les besoins du service.

Cadre d’emploi des Adjoints administratifs - catégorie C

Groupe Rifseep : 2

25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / Restaurant administratif / Accès gratuit piscines et médiathèques