ASSISTANTE POLYVALENTE DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F) - 6927 LB

Au sein de la direction des accueils, des services internes et de la réglementation et placé(e) sous l'autorité du chef de service des accueils mutualisés, vous intervenez en polyvalence sur les différents services de la direction pour répondre aux besoins du service public, en assurant la gestion administrative des activités de ces services, ainsi que l'animation et l'organisation d'espaces d'accueil et d'information.

Missions et activités principales du Poste :

Accueil physique et téléphonique Renseigner et orienter les appels

Orienter le public vers les services, accompagner et présenter les visiteurs

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des collectivités

Accueillir les mariages, les cérémonies et les évènements divers

Gestion administrative des dossiers des services

Actualiser l'affichage et les présentoirs

Diverses missions de base pour les services de la direction selon nécessité de service et remplacement d'agents.

Mairies annexes et vie civile et citoyenne : recensement citoyen, élections, délivrance des actes d'état civil, préinscription scolaire et crèches, saisie des réclamations sur e-atal (proximité des habitants), traitement des dossiers CNI passeport, prise des astreintes, et toutes autres missions en lien avec ces services.

Accueils hôtel de ville, hôtel d'agglomération, Saint Louis, Saint André de l'Eure : accueil physique et téléphonique, orientation des usagers. Saisie des réclamations sur e-atal (proximité des habitants). Gestion des dossiers via les procédures internes. Mission ponctuelle de régie en suppléance sur Turbo self

Service courrier : ouverture et tri du courrier, enregistrement parapheurs et recommandés, tournée voiture et pédestre.

Horaires des cycles de travail :

Travail le samedi en journée ponctuellement et par roulement à l'Hôtel de Ville.

Travail dans les différents lieux où sont basés les services de la direction.

Plages horaires variables selon les services.

Savoirs - connaissances théoriques :

Technique d'accueil, outils de communication

Fonctionnement du standard, d'internet et applicatifs internes

Technique de régulation

Connaissance maîtrisée de l'outil informatique/bureautique (Word, Excel, E Proximité, E Atal, AIDA)

Connaître l'organigramme mutualisé des collectivités et les missions des différents services

Technique de médiation et de négociation

Mission de service public de la collectivité

Principe d'accueil des personnes en situation de handicap

Connaître les procédure d'urgence

Savoir être - qualités personnelles :

Bonne présentation

Bonne expression verbale et capacité à reformuler

Amabilité constante et sens de l'accueil

Bon relationnel et sens de la diplomatie

Ecoute, maitrise de soi, être patient

Disponibilité

Autonomie

Réactivité, dynamisme

Sens du travail en équipe

Sérieux et efficace

Discrétion

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

S'adapter au public différent

Capacité d'initiative

Savoir faire :

Informer et conseiller l'usager dans ses démarches

Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande

Orienter l'usager vers les services et interlocuteurs compétents

Diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers

Adapter son mode relationnel au public ou d'une catégorie d'usagers

Etre acteur dans la polyvalence

Sens de la communication

Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie

Participer aux actions de formation

Gérer des situations de stress et réguler les tensions

Nombre de congés annuels : 25

Nombre de RTT : 5

Groupe RIFSEEP : 2 - mini : 205 € / maxi : 600 €

Date limite de candidature : 04/05/2025