Gestionnaire administratif et financier - Pôle ressource associatif (F/H)

Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé de la gestion administrative et financière des subventions aux associations ainsi que de la mise à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l’accueil physique et téléphonique du service.

Missions et activités :

• Moyens directs aux associations : les subventions

  • Instruire les demandes de subventions annuelles et exceptionnelles

  • Construire et alimenter les outils de gestion et de suivi des subventions

  • Maitriser le logiciel métier des subventions

  • Rédaction et suivi des conventions de financements

  • Collecter les documents et pièces comptables des subventions

  • Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions

  • Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques associatives

  • Assurer un suivi des actions associatives

  • Assurer le lien du service avec les associations et les accompagner en fonction de leur besoin (recevoir, écouter et conseiller les associations)

  • Participer au Forum des associations début septembre sur le week-end complet

• Gestion des moyens indirects aux associations :

  • Coordonner en lien avec la chef de service la planification, le suivi des locaux mis à disposition des associations

  • Gérer les mises à disposition de personnel aux associations

  • Formuler et suivre les demandes de travaux des locaux mis à disposition

  • Transmettre à la hiérarchie les dysfonctionnements constatés

• Missions complémentaires :

  • Polyvalence sur les différents postes du service

  • Assurer l'archivage

  • Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues du pôle ressources associatif lors des congés et absences des collègues

Savoirs :

• Etablir, appliquer et suivre des procédures

• Connaître les règles financières d'attribution de subventions

• Connaître le cadre juridique des conventions

• Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers

• Savoir rédiger (courriers, notes, mails…)

• Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne

• Etablir des suivis de dossier par des tableaux de bord

• Travailler en équipe

• Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation

Savoir-faire :

• Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service

• Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions

• Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement

• Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives

• Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN

• Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services

• Savoir rendre compte

• Esprit d'équipe

Savoir-être :

• Rigueur dans le suivi administratif et financier, être organisé, autonomie, polyvalence, réactivité, capacité d’adaptation et d’anticipation

• Sens du contact et de l’écoute, diplomatie, courtoisie, discrétion

• Disponibilité, être force de proposition

Conditions de travail :

• Relations avec les présidents des associations et l'ensemble des agents de la collectivité travail en bureau avec possibilité de télétravail

• Etre présent tout le week-end du forum des associations

Catégorie : B

Cadres d’emplois : rédacteurs territoriaux

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques

Date limite de candidature : 06/11/2025