Gestionnaire administratif polyvalent

Sous l'autorité du chef de service Vie Civile et Citoyenne, l'agent est chargé de participer à l'ensemble des missions liées à l'activité du service ( élections, cimetières, enquêtes, population). Il accueille et conseille le public, assure le suivi des dossiers déposés par les usagers, les entreprises ou confiés par son responsable. Il participe notamment à l'organisation des opérations électorales et à la gestion des cimetières. Il participe également, selon les besoins du service, aux missions du guichet d'accueil du service population. Il s'assure du respect des règles d'archivage des documents produits par les services.

Missions et activités principales :

Accueillir du public (physiquement et téléphoniquement),

Renseigner et orienter les usagers,

Traiter l'ensemble des opérations liées à la tenue des listes électorales et participer à l'organisation des scrutins.

Recevoir les dossiers de recensement citoyen et en assurer le suivi,

Recueillir les dossiers ( demande d'attestation d'accueil, de carte de résident, de regroupement familial), les vérifier et en assurer le suivi,

Réaliser les enquêtes relatives aux demandes de scolarisation à domicile,

Participer à l'organisation du recensement de la population,

Participer à la gestion des cimetières et à la tenue des agendas en lien avec la cellule technique et à la tenue des dossiers.

Informer son responsable du suivi des dossiers et des éventuelles difficultés rencontrées,

Prendre en compte les évolutions législatives et règlementaires,

Enregistrer le courrier du service,

Rédiger les notes, mails et courriers liés à l'activité du service,

Mise à jour en continu des données dans les logiciels métier.

Gérer l'information, classer et archiver les documents,

Renseigner les tableaux d'activité du service,

Participer à l'amélioration en continu de l'activité du service,

Participer à l'activité du guichet d'accueil selon les besoins,

Réaliser toutes les missions nécessaires au bon fonctionnement du service Vie Civile et Citoyenne.

Savoir :

Communication orale et écrite,

Connaissances élémentaires en droit électoral,

Connaissances en législation funéraire,

Droits et obligations des usagers,

Maîtrise de l'outil informatique,

Connaissances de l'organisation et de l'organigramme de la collectivité et des principales administrations présentes dans le département,

Respect de la charte d'accueil,

Techniques de classement et archivage.

Savoir Etre :

Sens du service public,

Remplir ses missions avec dignité et respect,

Capacité à gérer l'es situations de stress,

Amabilité - Courtoisie - Discrétion - Rigueur,

Présentation et élocution correctes,

Sens de l'organisation,

Sens des responsabilités,

Avoir l'esprit d'équipe,

Capacité d'adaptation,

Réactivité,

Autonomie,

Disponibilité.

Savoir Faire :

Organisation rigoureuse des activités ( élections, recensement de la population, gestion des cimetières,..),

Traitement, contrôle et suivi des dossiers déposés par les usagers ou confiés par son responsable en toute autonomie,

Savoir rechercher une information fiable / orienter les usagers vers le service compétent si nécessaire,

Suivre les évolutions réglementaires et les intégrer à sa pratique professionnelle,

Participer à la rédaction des fiches de procédure et savoir expliquer les consignes à ses collègues,

Rédiger notes, courriers, mails,

Rendre compte de son activité et des difficultés rencontrées à son responsable,

Connaissance des logiciels métiers,

Savoir s'exprimer clairement et reformuler la demande d'un usager,

Aider les usagers à remplir les documents administratifs.

Formations obligatoires pour exercer les missions : L'organisation et la gestion des cimetières, l'organisation des élections

Conditions de travail :

Travail en guichet selon les besoins du service,

Permanence par roulement le samedi matin,

Travail le dimanche ou jours fériés pendant les périodes électorales, recensement,....

Degré d’autonomie : moyen

Niveau de responsabilité : exécution

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Groupe Rifseep : 2 - mini : 250 € - maxi : 600 €

Date limite de candidature : 08/10/2025